انواع شیوه های بودجه ریزی در دستگاه های اجرایی
ساعت ٢:٥٧ ‎ب.ظ روز شنبه ۱۳۸٩/٢/٤   کلمات کلیدی: بودجه

انواع شیوه های بودجه ریزی در دستگاه های اجرایی


انواع شیوه های بودجه ریزی در دستگاه های اجرایی

به نا م خدا

مقدمه

نظام اداری و مالی در جهان بیانگر شیوه های متفاوت بودحه ریزی است؛ درباره ساختار اطلاعات بودجه ای، نوع اطلاعاتی که برای توجیه درخواست های بودجه مطرح می شود صحبت می کنیم. در این جا درخصوص شیوه های بودجه ریزی در مورد بودجه ریزی افزایشی، بودجه ریزی برنامه ای و بودجه ریزی بر مبنای صفر بحث خواهیم کرد و در این مقطع نگاهی گذرا به بودجه ریزی عملیاتی خواهیم داشت. البته، ذکر این نکته ضروری است که در عمل منحصر ساختن نظام بودجه ریزی یک کشور یا دستگاه به یکی از این شیوه ها امکان پذیر نیست و اکثر کشورها از چندین شیوه به طور همزمان به عنوان بخشی از فرایند بودجه ریزی خود استفاده می کنند.

 

بودجه ریزی افزایشی :

بودجه ریزی افزایشی که به بودجه ریزی خطی، یا بودجه ریزی کد موضوعی نیز معروف است، این امکان را فراهم می کند تا بتوان تنها با افزایش ناچیز نسبت به آنچه در سال گذشته وجود داشته است بودجه سال آینده خود را آماده کرد، تنها از بودجه پایه موجود آغاز می کنیم و هر سال بر مبنای سهم عادلانه به کاهش یا افزایش ناچیزی می پردازیم.

در این روش، برای هر یک از گروههای اصلی هزینه ها از قبیل هزینه های پرسنلی، مواد و هزینه های سرمایه ای ردیفی در نظر گرفته می شود و هر یک از این گروهها به ردیف های فرعی دیگری تقسیم می شوند. بودجه ریزی افزایشی به دلیل اهمیتی که در افزایش پاسخ گویی مالی دارد، به ماندگارترین و رایج ترین شیوه بودجه ریزی در بخش عمومی تبدیل شده است.

در اجرای این روش مهارت های برنامه ای یا مدیریتی چندانی برای یک اداره لازم نیست در واقع، مزیت اصلی ا ین شیوه نیز همین است.  علاوه بر کارایی در زمینه تدوین بودجه، بودجه ریزی افزایشی تعارض را نیز کاهش می دهد. در بودجه ریزی خطی وقتی در خواست ها منابع موجود بیشتر باشد، با کاهش بودجه بخش های مختلف که با فرمول هایی همچون "سهم عادلانه" و "بودجه پایه" انجام می شود می توان بودجه متوازن را تنظیم کرد و در محدوده ای قابل کنترل نگه داشت.

از طرفی چون بودجه ریزی افزایشی می تواند بدون ارتباط با اهداف یا نتایج هزینه ها، انجام شود مسائلی همچون اثربخشی، کارایی و اولویت های آینده به فراموشی سپرده می شود و با طیف گسترده ای اطلاعات از قبیل حجم کاری، شاخص های فعالیت و غیره ارتباط برقرار نمی کند.

بودجه ریزی برنامه ای

 بودجه ریزی برنامه ای، تاکید بر واحد های فعالیتی است که هر یک از ردیف های بودجه به آن اختصاص یافته است. در دهه 1960 بود که به عنوان یک روش بودجه ای متمایز با عنوان "نظام برنامه ریزی طراحی و بودجه ریزی" محبوبیت یافت. هدف از این رویکرد ایجاد پیوندی نظام مند میان برنامه ریزی و بودجه ریزی در خدمت اهداف مشخص بود.

برنامه و برنامه ریزی، جوهر بودجه ریزی برنامه ای تلقی می شوند بودجه ریزی برنامه ای واقعی تنها در صورتی وجود دارد که برنامه ملموسی وجود داشته باشد که هزینه برنامه را به مجموعه ای از اهداف که به نوبه خود با آرمان های سازمان، یا دستگاه اجرایی ارتباط دارند مرتبط کند. آرمان ها و اهداف وقتی مستقیما با منابع بودجه ای مرتبط شوند، نمایانگر برنامه کلی سازمان های عمل کننده هستند.

به طور کلی، اهداف چارچوب هایی را برای خدماتی که سازمان یا دستگاه اجرایی ارائه می دهد تعیین می کنند. در این صورت می توان دریافت که:

آیا باید منابع مورد نیاز برای تحقق هدف مورد نظر کاهش یا افزایش داد؟ یا کم توجهی به هدفی کمتر از حد واقعی در نظر گرفته شده باید منابع را بین برنامه ها یا فعالیت ها جابجا کرد؟

خلاصه اینکه برخورداری از آرمان ها و اهداف روشنی که با فرایند بودجه ارتباط داشته باشد، مزیت های بیرونی و درونی زیادی به همراه دارد.

مزیت بیرونی می تواند تبعات منفی تصمیمات مدیران اجرایی یا هر مسئولی را کاهش دهد که این امر در سیاست گذاری و تصمیم گیری در مورد منابع اهمیت بسزایی دارد. مقام تصمیم گیر با اطلاعات تاریخی مجموعه هزینه هایی که  پس از چند سال بودجه ریزی برمبنای اهداف به دست می آورد می تواند با نشان دادن جهت حرکت آن سازمان، یا واحد کمک شایانی بکند.

بودجه برنامه ای می تواند اطلاعاتی درباره سطوح خدمات سازمان ها ارائه دهد و شهروندان را از هزینه های این خدمات و از میزان شاخص هایی همچون بهره وری و اثربخشی آگاهی پیدا کنند.

از لحاظ درون سازمانی این بودجه ساختار هزینه ها و اهمیت نسبی فعالیت های کارمندان در سازمان را مشخص می کند.

از معایب جدی بودجه ریزی برنامه ای برای مدیران این است که انعطاف پذیری آنان برای انتقال اعتبار از یک برنامه به برنامه دیگر (درصورت لزوم ) را محدود می کند. علاوه بر کاهش انعطاف پذیری و افزایش بالقوه تعارضات، بسیار زمان بر است. از طرف دیگر این شیوه برنامه به لحاظ سیاسی خام بود. بودجه ریزی برنامه ای با تلاش برای تبدیل اثربخشی به تنها معیار اولویت بندی مخارج، این نکته را به فراموشی سپرد که نمی توان ماهیت سیاسی بودجه ریزی را تا این اندازه تقلیل داد.

               

بودجه ریزی بر مبنای صفر

بودجه ریزی بر مبنای صفر اولین بار توسط پیتر فیر در شرکت تگزاس آمریکا در اواخر دهه 1960 ابداع شد وی بر این باور بود که بهترین راه برای این کار، قرار دادن مدیران در جایگاهی که همواره این سوال را مطرح کنند که دلیل کاری که انجام می دهیم چیست؟ آیا نباید از منابع موجود برای انجام کاری دیگر استفاده کنیم؟ یکی از بهترین راه ها این است که هر سال بودجه را بدون در نظر گرفتن آنچه در سال گذشته انجام داده ایم آغاز کنیم. آیا این شیوه به بروز خلاقیت ها و خدمات جدید منجر نمی شود؟ فلسفه طرح همیشگی این پرسش که دلیل تداوم فعالیت های گذشته چیست جوهر اصلی بودجه ریزی بر مبنای صفر است.

البته در عمل، بودجه ریزی بر مبنای صفر در بخش عمومی تنها به صورت تعدیل یافته وجود دارد و معمولا به صورت "بسته های تصمیم" است که مدیران را ملزم می سازد فعالیت ها یا برنامه های بودجه ای مجزا(در سطح تعدیل یافته  نسبت به سال قبل) ارائه دهند که در بودجه سال ذکر شده است. به طور کلی در این روش از مدیران می خواهد تا بودجه خود را مثلا به 70 تا 85% بودجه سال قبل کاهش دهند و آنگاه درخواست های موردنظر خود را  به آن بیافزایند. این رویکرد معمولا"بودجه ریزی صفر تعدیل یافته" نامیده می شود.

ازعناصر اصلی شیوه بودجه ریزی بر مینای صفر شامل "بودجه پایه" ، "واحدهای تصمیمگیری"، "بودجه کاهش یافته" و "بسته های تصمیمات" هستند که براساس اولویت رتبه بندی شده اند. بودجه پایه در واقع سطح هزینه های لازم برای حفظ سطح خدمات فعلی با قیمت های سال آینده و افزایش آن معادل افزایش نرخ تورم است. سطح بودجه کاهش یافته درصدی است که براساس دستورالعمل ها باید به زیر سطح بودجه پایه کاهش یابد. سطح بودجه کاهش یافته شامل خدمات حیاتی یا ضروری می باشد و ممکن است شامل برنامه های جدید یا موجود هم باشد. بسته های تصمیمات، افزایش های جداگانه سطح بودجه کاهش یافته هستند که براساس اولویت برای حفظ برنامه های موجود، افزایش بار کاری یا افزودن برنامه های جدید رتبه بندی شده اند.

این شیوه سازمان را متوجه این نکته می کند که نمی تواند بر مبنای تداوم وضع موجود به کار خود ادامه دهد. از طرف دیگر شیوه بودجه ریزی بر مینای صفر مدیران و کارمندانی را که ممکن است برنامه های خود را بخشی از یک بسته "کاهشی" ببینند نگران می کند. بسیاری، این روش را در بخش عمومی به ویژه در مواردی که فعالیت های بسیاری به لحاظ قانونی الزامی هستند دارای کاربردی محدود می دانند.

 

بودجه ریزی عملیاتی

برنامه عملکرد سالانه به همراه بودجه سالانه که رابطه میان میزان وجوه تخصص یافته به هر برنامه یا نتایج به دست آمده از اجراء آن برنامه را نشان می دهد. چنین بودجه ای باید به روشنی ارتباط بین اعتبارات هزینه شده توسط دولت و نتایج حاصله برای مردم نشان داده و شرح دهد که این ارتباط چگونه بوجود آمده است. تشریح دقیق این رابطه، کلید مدیریت صحیح برنامه هاست.

یک بودجه عملیاتی، تمامی فعالیت های مستقیم و غیرمستقیم مورد نیاز در برنامه و نیز تخمین دقیقی از هزینه فعالیت ها را در برمی گیرد.

منابع مالی   >>>>>>> فعالیت ها >>>>>>> خروجی >>>>>>>>> نتیجه نهایی

در چارچوب چنین بودجه ای هر مدیر دولتی، در هر سطحی باید اطلاعات دقیق و به هنگامی درخصوص هزینه و عملکردهای سازمان ذیربط خود داشته باشد تا بتواند منابع تحت کنترل خود را به کارآمدترین شیوه اداره کند تا بتواند هزینه هر واحد خروجی یا نتایج را محاسبه کند.

بودجه عملیاتی فرایندی از بالا به پایین و از پایین به بالا به طور همزمان است از این رو سازمان ها اهداف، مقاصد و معیارهای سنجش عملکرد را با همکاری فعالیت های برنامه در سطح پایین تر (سازمان های تابعه خود) تدوین کنند.

بودجه نویسی و بودجه ریزی عملیاتی نهایتا به تخصیص موثر منابع در درون سازمان ها منجر می شود این ابزار با شفافیت بیشتری عملکرد اجرایی برنامه ها را نشان می دهد. بودجه عملیاتی امکان ایجاد اهداف دوبخشی را به دست می دهد که با استفاده از آن می توان ابعاد هزینه ای و نتایح برنامه ها را اندازه گیری کرد.

تعریف فعالیت های تشکیل دهنده برنامه، شناسایی هزینه فعالیت ها و تعریف شاخص های عملکردی از چالش های عمده این روش است که از طریق تعیین اهداف برای خروجی های برنامه، هزینه واحد و نتایج بدست آمده، ارتقاء سیستم های اطلاعاتی مالی  مدیریتی در بودجه عملیاتی فقط بخشی از راه حل تحقق یابد. مهم تر از آن، فراهم کردن اطلاعات معتبر و به موقع درخصوص عملکرد برنامه در طول سال است.

یکی از مهم ترین وجه افتراق این شیوه ها نوع اهداف آن ها ست به گونه ای که پاسخ گویی مالی برای شیوه بودجه ریزی افزایشی اولین هدف تلقی می شود، هدف اصلی بودجه ریزی برنامه ای پاسخ گویی برنامه ای است، بودجه ریزی عملیاتی و برمبنای صفر هر کدام به ترتیب کارایی و پیگیری برنامه های اولویت دار را مبنای عمل خود قرار می دهند.

این شیوه ها علاوه بر اینکه قواعد تصمیمات بودجه ای را تعیین می کند امکان ارزیابی نتایج حاصل از اجراء تصمیمات مزبور را نیز فراهم می سازد. به هر حال، اهمیت هر کدام از شیوه های بودجه ریزی نه به شکل و حتی هدف گذاری ها، بلکه در اجراء دقیق آن ها و میزان انطباق شان با بستر های قانونی، مالی و مدیریتی هر سازمان، دستگاه یا کشوری است که آن شیوه قرار است در آن اجرایی شود.

روشهای برآورد هزینه

1 – روش متداول معمولی – عادی – سنتی (براساس فصل و برنامه)

2 – روش افزایشی: هر نوع متغیری که بر نرخ اثر می گذارد مثل تورم

3 – روش برنامه ای : براساس وظیفه و فعالیت و طرح برآورد صورت می گیرد (قیمت تمام شده)

4 – روش عملیاتی: براساس وظیفه برنامه – فعالیت – پروژه

5 – روش بر مبنای صفر : به سالهای گذشته کاری نداریم شروع آن از صفر است ابتدا به ساکن بررسی می شود.

 

 

 

 

                                                تهیه و تنظیم: فرزانه آبخیز رشته مدیریت بازرگانی